माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस | Microsoft Office | MS Office Notes PDF

MS Office Notes PDF: इस पोस्ट में माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस (what is ms office), MS Word, MS Excel, MS Power point (Microshoft Power Point), आदि के बारे में विस्तार से सम्पूर्ण जानकारी उपलब्ध करवाई गई है जो सभी परीक्षाओं के लिए बेहद ही उपयोगी एवं महत्वपूर्ण है।

माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस | MS Office Notes PDF

What is MS Office

 आविष्कार – 1988 में माइक्रोसॉफ्ट कंपनी (अमेरिका) द्वारा

– यह मुख्य रूप से एक पैकेज है जो विभिन्न प्रकार के सॉफ्टवेयर के संगठन से बना है।

– MS Office के पांच प्रमुख सॉफ्टवेयर निम्न है –

1. MS Word
2. MS Execl
3. MS Power point
4. MS Access
5. MS Outlook

कम्प्यूटर का परिचय एवं इतिहास

1. MS Word (माइक्रोसॉफ्ट वर्ड)

– माइक्रोसॉफ्ट वर्ड (MS Word) एक प्रकार का वर्ड प्रोसेसिंग सॉफ्टवेयर है जिसका प्रयोग से डॉक्यूमेंट को बनाने, उसमें सुधार करने के लिए किया जाता है।

★ माइक्रोसॉफ्ट वर्ड के अवयव (Components of MS Word)

–  माइक्रोसॉफ्ट वर्ड के निम्न अवयव होते हैं।

(1) Tital Bar (टाइटल बार) :- यह माइक्रोसॉफ्ट वर्ड (MS Word) डॉक्यूमेंट में सबसे ऊपर एक रिबन (पट्टी) होती है, जो फाइल का नाम और जिस सॉफ्टवेयर में फाइल खुली रहती है उस सॉफ्टवेयर का नाम दिखाती है।

– टाइटल बार में 3 बटन होते हैं – मिनिमाइज, मैक्सिमाइज, क्लोज

(2) स्टैण्डर्ड टूल बार (Standard Toolbar) :- इसमें फाइल और टेक्स्ट संबंधी कार्यों के लिए टूल रहते हैं, जैसे – नई फाइल खोलना, पुरानी फाइल खोलना, फाइलों को सुरक्षित रखना।

(3) रिबन (Ribbon) :-  यह स्क्रीन के Top पर टाइटल बार के नीचे पट्टी होती है इसमें किसी कार्य को करने के लिए आदेशों का एक पैनल होता है।

(4) टैब (Tab) :- रिबन पर मेन्यू बार में कुछ बटन होते हैं इन बटन को टैब कहते हैं। इसका प्रयोग कैरेक्टर को संपादित करने, डॉक्यूमेंट का लेआउट बदलने, पेज के अनेक प्रकार के प्रीव्यू देखने, पेज में कोई नया चित्र, ग्राफ जोड़ने के लिए करते हैं।

– Tabs के अंतर्गत निम्नलिखित बटन आते हैं –

(i) होम टैब
(ii) इनसर्ट टैब
(iii) पेज लेआउट टैब
(iv) रिव्यु टैब
(v) व्यू टैब

(5) रूलर (Rular) :- यह डॉक्यूमेंट विंडो के टॉप पर और उसके बाएं तरफ दिखाई देता है इसका प्रयोग किसी डॉक्यूमेंट में टेक्स्ट के क्षितिज और ऊर्ध्वाधर हाशिये को देखने के लिए करते हैं।

– रूलर्स दो प्रकार के होते हैं –

(i) क्षेतिज रूलर
(ii) ऊर्ध्वाधर रूलर

(6) स्टेटस बार (Status Bar) :- यह डॉक्यूमेंट से संबंधित कुछ सूचनाएं जैसे – पेज नंबर, करेन्ट पेज, टेम्पलेट, कॉलम नम्बर और लाइन नम्बर को दिखाता है। (MS Office Notes PDF)

(7) कर्सर (Cursor) :- इसे इनसर्शन पॉइन्टर भी कहते हैं यह किसी टेक्स्ट के प्राथमिक बिन्दु को दर्शाता है। यह जिस स्थान पर होता है उसी स्थान पर कोई टेक्स्ट टाइप होती है।

★ माइक्रोसॉफ्ट वर्ड की विशेषताएं (Features of MS Word)

– एम एस वर्ड (MS Word) की निम्नलिखित विशेषताएं होती है

(1) टेक्स्ट एडिटिंग (Text Editing) :-  एमएस वर्ड में टेक्स्ट को लिखना, लिखे हुए टेक्स्ट को एडिट करना, डिलीट करना, टेक्स्ट के कम्पोनेन्ट को मॉडिफाई करना आदि कार्य बहुत आसानी से होता है।

(2) फॉर्मेट टेक्स्ट (Format Text) :-  एमएस वर्ड में किसी टेक्स्ट या शब्द को अनेक प्रकार की शब्द डिजाइन से मॉडिफाई कर सकते हैं।

(3) इंडेंटेशन (Indentation) :- इंडेंटेशन का तात्पर्य पेज की बाउंड्री और टेक्स्ट के बीच अंतर से हैं इसके प्रयोग से टेक्स्ट और पेज बाउंड्री के बीच चारों तरफ से गैप को कम या ज्यादा कर सकते हैं।

(4) फाइंड एंड रिप्लेश (Find and Replace) :-  एमएस वर्ड में टाइप किए गए टेक्स्ट में से किसी विशेष कैरेक्टर या शब्द को आसानी से फाइंड किया जा सकता है।

(5) स्पेल चैक (Spell Check) :-   इसमें स्पेलिंग और ग्रामर को चेक करने की सुविधा होती है। यह ऑटोमेटिकली स्पेलिंग और ग्रामर की गलतियों को ढूंढता है और उसे सही भी करता है।

(6) मेल मर्ज (Mail Merge) :- मेल मर्ज के द्वारा एक पत्र अनेक व्यक्तियों को भेज सकते हैं अथवा कुछ सुविधाएं सूचनाएं बदलते हुए किसी दस्तावेज की अनेक प्रतियां निकाल सकते हैं।

(7) ग्राफिक्स (Graphics) :- इसके द्वारा विभिन्न प्रकार की आकृति जैसे कि व्रत, आयत, रेखाएं, त्रिभुज आदि अनेक प्रकार की ड्राइंग आसानी से बना सकते हैं।

 नोट – एमएस वर्ड फाइल फॉरमैट .doc और .docx होता है

– एमएस वर्ड में किसी पैराग्राफ के लिए डिफाल्ट एलाइनमेंट स्टैंडर्ड होता है।
– एमएस वर्ड ctrl + Home के प्रयोग से कर्सर डॉक्यूमेंट के आरम्भ में पहुंच जाता है।

★ MS Word Shortcut Keys

New – Ctrl + N
Open – Ctrl + O या Ctrl + F12
Save – Ctrl + S या Shift + F12
Select – Ctrl + A
Print – Ctrl + P या Ctrl + Shift + F12
Print Preview – Ctrl + F2
Spelling – F7
Find, Replace – F5
Cut – Ctrl + X
Copy – Ctrl + C
Paste – Ctrl + V या Shift + insert
Undo – Ctrl + Z
Redo – Ctrl + Y

★ Formatting Toolbar Shortcut Keys

Style – Ctrl + Shift + S
Font – Ctrl + Shift + F
Font Size – Ctrl + Shift + P
Bold – Ctrl + B
Italic – Ctrl + I
Underline – Ctrl + U
Aligned Left – Ctrl + L
Centre – Ctrl + E
Justify – Ctrl + J

कम्प्यूटर का विकास एवं पीढियां

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल (Microsoft Excel)

 माइक्रोसॉफ्ट एक्सल (MS Excel) एक पावरफुल स्प्रेडशीट प्रोग्राम है जो आप के डाटा को व्यवस्थित करने, कैलकुलेशन पूरी करने, निर्णय तक पहुंचने, ग्राफ, डाटा प्रोफेशन दिखाने वाली रिपोर्ट तैयार करने, व्यवस्थित डाटा को वैब पर पब्लिश करने तथा रियल टाइम डाटा को एक्सेस करने की सुविधा देता है।

– इसमें एक इलेक्ट्रॉनिक स्प्रेडशीट होती है जिसका प्रयोग अकाउंटिंग उद्देश्य के लिए गणितीय कार्यों में बजट बनाने तथा बिल बनाने में करते हैं इसे वर्कशीट भी कहते हैं।

★ माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल के अवयव (Components of MS Excel)

(1) टाइटल बार (Title Bar) :-  यह माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल (MS Excel) की विंडो में सबसे ऊपर एक रिबन (पट्टी) होती है।

(2) रिबन (Ribbon) :- यह स्क्रीन के टॉप पर टाइटल बार के नीचे एक पट्टी होती है इसमें किसी कार्य को करने के लिए आदेशों का एक पैनल होता है।

(3) टैब (Tab) :- एम एस एक्सेल (MS Excel) में टाइटल बार के नीचे मेन्यू बार में लगे हुए बटन को टैब कहते है।  जैसे – होम टैब, इन्सर्ट टैब, पेज लेआउट टैब, फार्मूला टैब, डेटा टैब, रिव्यु टैब आदि।

(4) स्टेटस बार (Status Bar) :- विंडो टास्क बार के ठीक ऊपर और स्क्रीन के बॉटम में जो बार होती है। उसे स्टेटस बार कहते है। (MS Office Notes PDF)

– यह पेज नंबर, व्यू शॉर्टकट, जूम स्लाइडर आदि सूचना दिखाता है।

(5) फॉर्मूला बार (Formula Bar) :- यह रिबन के नीचे होता है इसमें फार्मूला होता है जिसका प्रयोग कैलकुलेशन में किया जाता है।

कम्प्यूटर ऑपरेटिंग सिस्टम

★ स्प्रेडशीट से संबंधित महत्वपूर्ण तथ्य

– स्प्रेडशीट एक सॉफ्टवेयर टूल होता है जिसका प्रयोग संख्याओं के समूह को एन्टर करने, कैलकुलेट करने, मैनिपुलेट करने के लिए होता है।
– इसमें पंक्तियों और कॉलमों के प्रतिच्छेद से बहुत सारे सेल्स (Cell) बनते हैं।
– सेलों के समूह को सीट या वर्कशीट कहते हैं।
– वर्क बुक एक डॉक्यूमेंट होता है जिसमें एक या एक से अधिक वर्कशीट होती है।
– पंक्तियों की पहचान के लिए सँख्याएं 1, 2, 3, ……. होती है।
– कॉलमों की पहचान अक्षरों के समूह A, B, C, D……. AA, AB, AC…….. आदि से होती है।
– फॉर्मूला एक समीकरण होता है जिसका प्रयोग किसी सेल की वैल्यू को कैलकुलेट करने के लिए करते हैं। कोई भी फार्मूला = के बाद लिखते हैं।
– सेल एड्रेस, पंक्तियों और कॉलमों के अक्षर और संख्याओं के प्रतिच्छेद को दर्शाता है। जैसे – C5 का अर्थ है कॉलम C और पंक्ति 5 है।

कम्प्यूटर मैमोरी

★ चार्ट्स :- एम एस एक्सेल (MS Excel) में किसी वर्कशीट के डाटा के ग्राफिकल एवं पिक्टोरियल प्रेजेंटेशन के लिए चार्ट का प्रयोग करते हैं।

– चार्ट 6 प्रकार के होते हैं –

(1) कॉलम चार्ट
(2) बार चार्ट
(3) लाइन चार्ट
(4) एरिया चार्ट
(5) पाई चार्ट
(6) XY या सर्केटर चार्ट

★ एम एस एक्सेल की शॉर्टकट कीज (MS Excel Shortcut Keys)

F2 – चुने हुए सेल को एडिट करने के लिए
F5 – किसी विशेष सेल पर जाने के लिए
F7 – किसी चुने हुए टेक्स्ट में स्पेलिंग चेक करने के लिए
Ctrl + Shift + ; – करंट टाइम एन्टर करने के लिए
Ctrl + ; – करंट दिनांक एन्टर करने के लिए
Alt + Shift + F1 – नई वर्कशीट इन्सर्ट करने के लिए
Shift + F3 – एक्सेल फार्मूला विंडो खोलने के लिए
Shift + F5 – सर्च बॉक्स खोलने के लिए
Ctrl + F10 – वर्कशीट को मैक्सिमाइज करने के लिए
Ctrl + F6 – एक वर्कबुक से दूसरी वर्कबुक पर जाने के लिए
Shift + Space – संपूर्ण पंक्तियां चुनने के लिए
Ctrl + Space – संपूर्ण कॉलम चुनने के लिए

नोट – एक्टिव सेल वह सेल है जिसमें आप काम कर रहे हो।
– एम एस एक्सेल का फ़ाइल फॉर्मेट .xls होता है।
– $ के चिन्ह के द्वारा किसी सेल के लोकेशन को एक फिक्सड पोजीशन पर लॉक करते हैं।

– स्टैक्ड बार कॉलम – किसी अद्वितीय वस्तु का सभी वस्तुओं से संबंध को बताता है।

– स्कैटर मानों (Values) के युग्मों की तुलना करता है।

– एम्बेडेड चार्ट एक प्रकार का चार्ट होता है जो पहले से बनी हुई शीट पर खींचा जाता है।

कम्प्यूटर की कार्यप्रणाली एवं मैमोरी

माइक्रोसॉफ्ट पावर पॉइंट (Microshoft Power Point)

– पावर पॉइंट (Microshoft Power Point) एक प्रस्तुतीकरण सॉफ्टवेयर है जिसे माइक्रोसॉफ्ट कंपनी ने विकसित किया था।

– पावर पॉइंट (Microshoft Power Point) प्रोग्राम विभिन्न प्रकार के प्रजेंटेशन को सरलता और शीघ्रता से तैयार करने, उन्हें सुधारने, तथा प्रजेंटेशन का अभ्यास करने में हमारी सहायता करता है। (MS Office Notes PDF)

★ पावर पॉइंट के अवयव (MS Power Point Components)

(1) स्लाइड (Slide) :-  प्रेजेंटेशन के प्रत्येक पेज को स्लाइड कहते हैं।

(2) वक्ता नोट :- यह सामान्यतः कागज पर छपे हुए साधारण वाक्य या सूचनाएं होती है। प्रजेंटेशन के समय यह बातें स्लाइड पर दिखाई नहीं देती है।

(3) प्रेजेंटेशन फाइल :- प्रजेंटेशन की सभी  स्लाइडों को एक विशेष फाइल में रखा जाता है जिसे प्रेजेंटेशन फाइल कहते हैं।

(4) मास्टर स्लाइड :- यह ऐसी स्लाइड होती है जिसमें ऐसी सूचनाएं या सामग्री दी जाती है, जो प्रजेंटेशन की प्रत्येक स्लाइड में शामिल की जाती है।

★ पावर पॉइंट की विशेषताएं (Features of MS Power Point)

1. स्लाइड ट्रांजिशन :- जब प्रजेंटेशन देते समय एक स्लाइड के बाद दूसरी स्लाइड आती है तो उसके प्रकट होने के तरीके को स्लाइड ट्रांजिशन कहते हैं।

2. एनिमेशन प्रभाव :- किसी स्लाइड के विभिन्न तत्वों को उस स्लाइड पर प्रकट होना या कोई ध्वनि करना एनिमेशन प्रभाव कहलाता है।

3. स्लाइड टाइटल :- किसी स्लाइड का एक अपना नाम होता है जिसे स्लाइड टाइटल कहते हैं।

4. नोटस पेजेज :- यह  व्यू मेन्यू में उपलब्ध होता है इसका प्रयोग किसी प्रस्तुतकर्ता के लिए स्पीकर को नोट के डालने और उसे संपादित करने के लिए करते हैं।

5. स्लाइड पेन :-  कार्य क्षेत्र जिसमें स्लाइड में सब कुछ लिखा जाता है और उसे आवश्यकतानुसार संपादित किया जाता है वह स्लाइड पेन कहलाता है

कम्प्यूटर इनपुट और आउटपुट डिवाइस

★ पावर प्वाइंट व्यूज (Power Point Views)

–   पावर प्वाइंट (Microshoft Power Point) में स्लाइडों में सूचनाएं भरने, सम्पादित करने तथा उन्हें देखने की कई विधियां होती है जिन्हें व्यू कहा जाता है।

(1) सामान्य व्यू :- इस व्यू में पॉइंट की स्लाइडों पर लगभग सभी क्रियाएं कर सकते हैं।

(2) स्लाइड सॉर्टर व्यू :- इस व्यू में प्रजेंटेशन की सभी स्लाइडों को एक साथ छोटे रूप में देख सकते हैं।

(3) स्लाइड शो व्यू :- इस व्यू में पॉवर पॉइंट के अन्य सभी तत्वों को गायब करके एक बार में केवल एक ही स्लाइड को पूरी स्क्रीन पर दिखाया जाता है।

नोट :- एम एस पावर प्वाइंट (Microshoft Power Point) में प्रेजेंटेशन फाइल फॉर्मेट .PPT, या .PPtx होता है।

– एमएस पावर प्वाइंट को अधिकतम 400% तक ज़ूम किया जा सकता है।

– एमएस पावर प्वाइंट में हम विभिन्न प्रकार के साउंड जोड़ सकते हैं जिसका फॉर्मेट .gif, .bmp, .png, .wav होता है।. (MS Office Notes PDF)